В чем состоят должностные обязанности секретаря. Что должна уметь секретарша

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretarius» и первоначаль­но означало «доверенное лицо». В России должность секретаря появляется в XVIII в. сначала именно как должность личного секретаря императора.

В толковом словаре В. Даль определяет: «Статс-секретарь» - доверенный письмовод государя». В первой четверти XVIII в. секретарь становится должност­ным лицом учреждения. В настоящее время в словарях слово «секретарь» опре­деляется как «лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или учрежде­ния, а также ведущее делопроизводство».

Возрастание роли руководителя в современных условиях заставляет по-новому взглянуть на обязанности, права, организацию труда и место секретаря в системе управления организацией.

Секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в пла­нировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобож­дает от выполнения вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки кор­респонденции, телефонные вызовы и посетителей. Секретарь - это лицо не толь­ко своего руководителя, но и учреждения з целом.

В обязанности секретаря входит выполнение объема работ по сбору, состав­лению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по ор­ганизации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефон­ному обслуживанию и др.

Условно обязанности секретаря можно разделить на:

Работу с документами (информационно-документационное обслуживание);

Работу организационную (бездокументное обслуживание).

Обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отли­чаются как по содержанию, так и по объему. В зависимости от этого существуют три ступени должностной секретарской иерархии.

1. Секретарь руководителя низшего уровня управления - секретарь-машинистка (выполняет технические и сервисные функции).

2. Секретарь руководителя среднего уровня управления - секретарь-референт (обеспечивает документное обслуживание, организацию и документное оформле­ние совещаний, приемов посетителей и т.п.).

3. Секретарь руководителя высшего уровня управления - секретарь- помощник руководителя, офис-менеджер, руководитель секретариата (наделен полномочиями представителя в других организациях).

Роль секретаря предполагает большую ответственность и предъявляет высокие требования. Работа секретаря многопрофильна, она требует не только достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и умений. Хороший секретарь должен обладать следующими деловыми качествами: профес­сиональным мастерством, "организованностью, инициативностью, ответственно­стью, пунктуальностью, дипломатичностью, осведомленностью, умением предви­деть.

Секретарь должен обладать высокой культурой поведения. Важными показате­лями культуры секретаря являются любезность, корректность, вежливость. В об­щении с посетителями, сотрудниками и руководством секретарь должен проявлять доброжелательность, быть хорошим помощником, оказывать максимальное со­действие, пойти, в случае необходимости, на некоторые личные неудобства ради общего дела.

Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководите­ля с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря воз­можна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной ра­боты, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициа­тиву.

В свою очередь, секретарь должен изучать особенности характера, систему мышления, манеры поведения и разговора, логику принятия управленческих ре­шений своего руководителя и стараться помочь ему в достижении эффективности его работы.

КУЛЬТУРА РАБОТЫ СЕКРЕТАРЯ

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуацией, разнообразием выполняе­мых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести парал­лельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому к секретарю предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требо­вания к деловым и личностным качествам.

К деловым качествам, прежде всего, относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь должен владеть комплексом профессиональных знаний, умений, навыков.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем организованности. Это умение организо­вать свое рабочее место, рационально спланировать распределение обязанностей по време­ни, обеспечить своевременное выполнение каждодневных операций.

Не менее важно таксе качество секретаря, как ответственность за качественное и свое­временное выполнение поставленных задач.

Секретарь должен отличаться инициативностью, умением самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу.

При подборе секретарей на одно из первых мест выдвигается требование сохранять слу­жебную тайну.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуальность. Это умение не только пра­вильно спланировать мероприятия, но и строго выполнять их в установленное время.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь деталь­но спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, ор­ганизации. Преданность своей работе - основное качество для идеальных отношений с ру­ководителем.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе секретаря, требуется ряд лично­стных качеств, без которых трудно стать профессионалом.

Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переклю­чаться с одного вида работы на другой, и способность одновременно выполнять несколько поручений.

Не менее важная черта характера - коммуникабельность, т.е. способность легко уста­навливать контакты, связи, так как секретарю необходимо общаться с большой группой лю­дей.

К личностным качествам, необходимым секретарю, относятся любезность, вежливость, доброжелательность, отзывчивость.

Важны и такие качества, как гибкость, лояльность, уравновешенность, изобретатель­ность, добросовестность, аккуратность.

Важным и необходимым качеством секретаря является его стремление к постоянному со­вершенствованию, т.е. постоянному пополнению как общих, так и профессиональных знаний.

Секретарь должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться со вкусом и с уче­том деловой обстановки.

Секретарь должен знать:

Правовые основы управления:

административное, трудовое, хозяйственное право;

Законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того ти­па, где он работает.

Основы управления:

систему органов власти и управления в стране и в своем регионе;

Отрасль, в которой он работает, и взаимосвязи;

Функции, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи;

Место руководителя в структуре, его внутренние и внешние контакты. Основы менеджмента.

Основы научной организации управленческого труда. Вычислительную и организационную технику. Основы общей и социальной психологии. Основы этики и эстетики. Делопроизводство:

методы создания и оформления документов;

Организацию работы с документами;

Бездокументное обслуживание. Архивное дело. На основе этих знании секретарь должен уметь: Создать условия для эффективной работы руководителя:

оказать помощь в планировании рабочего дня;

Организовать рабочее место руководителя;

Вести контроль сроков выполнения поручений руководства. Вести информационное обслуживание руководителя:

" документное;

Бездокументное;

Уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати). Организовывать прием посетителей.

Устанавливать контакты.

ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ И СЕКРЕТАРЯ

Взаимодействие руководителя с секретарем

Выделяйте каждый день время на обсуждение с секретарем своей рабочей на­грузки;

Никогда не назначайте встречи сами, пусть это делает секретарь;

Если вас нет в офисе, то вы должны звонить, как минимум, дважды в день, чтобы справиться об изменениях в планах и оставленных для вас сообщениях;

Делайте пометки в ежедневнике о том, когда закончить выполнение той или иной работы;

Планируя дневную работу, выделяйте время на нее с запасом.

Есть несколько приемов, которые помогут менеджеру сделать телефон в боль­шей степени рабочим инструментом и в меньшей - назойливой помехой:

Попросите секретаря «фильтровать» звонки. Известите его о том, против звон­ков каких людей вы не возражаете, а кому следует позвонить позже, в более удоб­ное для вас время.

Дайте людям возможность знать, когда вам можно звонить, а когда нежела­тельно.

Наладьте со своим секретарем двустороннюю связь. Если он выполняет дей­ствительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отве­чать на звонки.

Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звонков.

Заранее подскажите секретарю, кто может, а кто не может отвлекать вас от основных дел.

За рамками этих договоренностей пусть секретарь принимает решения лично. Существует целый ряд преимуществ, которые дает делегирование полномочий

секретарю:

Это освобождает время руководителя;

Руководитель получает возможность сконцентрироваться на творческой рабо-

Поручение - прекрасное средство мотивации и укрепления доверия секрета-

Поручение - лучший способ подготовки секретаря к принятию на себя допол­нительной ответственности и выработке способности точно «угадывать» в отсутст­вие руководителя, как в той или иной ситуации поступил бы он;

Профессиональный, хорошо обученный секретарь с возложенной на него от­ветственностью и полномочиями делает честь своему руководителю.

Взаимодействие секретаря с руководителем

Специалисты в области управления и организации труда называют следующие качества, необходимые для создания нормальных отношений между секретарем и руководителем.

1. Секретарь должен не допускать ошибок в любом документе и тем самым ос­вободить своего руководителя от необходимости проверять каждый документ. Секретарь также должен своей работой доказать руководителю, что он может ра­ботать самостоятельно.

2. При разговоре по телефону уметь тактично ответить на любой вопрос, а ру­ководитель должен доверять своему секретарю решение всех вопросов, которые в деятельности фирмы считаются конфиденциальными.

3. Уметь выбрать для руководителя важнейшие факты, содержащиеся в отчетах и журналах, чтобы избавить его от необходимости самостоятельно детально изу­чать материалы.

4. Понимать, что в случае срочной работы ему нужно остаться после окончания рабочего дня, но руководитель, тем не менее, не должен рассчитывать на то, что­бы секретарь оставался и тогда, когда такой необходимости нет.

5. Четко представлять свои обязанности и уровень компетенции при самостоя­тельном решении вопросов в отсутствие руководителя, а руководитель должен быть в свою очередь уверен, что секретарь справится с той работой, которая мо­жет возникнуть в его отсутствие. Обеим сторонам необходимо чувство юмора. По­ведение секретаря и эффективность его работы - пример для всех сотрудников. Он всегда должен быть чисто и опрятно одет, поскольку от этого зависит как его авторитет, так и авторитет его руководителя.

Секретарь должен следить за событиями в личной жизни руководителя, напри­мер, позаботиться о цветах для специальных случаев, о поздравительных открытках и т.д.

Секретарь - инициативный работник офиса, на которого возложен широкий круг обязанностей: это и ответы на телефонные звонки, и регистрация корреспонденции, и организация встреч, и ведение делопроизводства, а также выполнение всех поручений руководителя и принятие самостоятельных решений в пределах своей компетенции.

Цель труда секретаря – обеспечить эффективную управленческую и административную деятельность предприятия.

Разновидности профессии

Под понятием «секретарь» скрываются люди различных профессий:

• Секретарь на ресепшн – принимает и распределяет телефонные звонки, встречает посетителей и выполняет мелкие поручения руководителя. Должность не требует специального образования. Иногда такому сотруднику вменяют приобретение воды или канцтоваров. По престижу данное место находится на самой низкой ступени карьерной лестницы.
• Секретарь-референт – это довольно ответственная должность и во многом схожа с работой офис-менеджера. Требуется готовить проектные решения, редактировать документы, составлять тексты для выступления начальника на всевозможные мероприятия. Контроль над работой других сотрудников также лежит на секретаре-референте. Профессию можно получить после обучения в специализированной школе, учебном центре или после окончания среднего специального учебного заведения.
• Помощник руководителя – занимать место ассистента считается почетным. Делопроизводитель должен не только установить доверительные отношения с руководителем, но и обладать стрессоустойчивостью и уверенностью в себе. Специалисту такого уровня необходимо решать организационные и административные проблемы, организовать работу персонала.

Кроме основных вышеперечисленных направлений трудовой деятельности секретаря, различают дополнительные наименования данной профессии, которые имеют некоторые особенности.

• Так, техническому секретарю нужно уметь печатать 145 символов в минуту не глядя на клавиатуру, задействовав все десять пальцев сразу. Такой человек должен довести до автоматизма свою работу с офисной оргтехникой и заниматься телефонным обслуживанием.
• Для секретаря-переводчика кроме основных функций, важно профессионально владеть иностранным языком для участия в переговорах с иностранными деловыми партнерами.
• В обязанности делопроизводителя входит систематизирование документации учреждения, а также работа с архивом, регистрация корреспонденции, оформление счетов.
• Административно –хозяйственные вопросы ложатся на плечи офис-секретаря . Кроме ведения деловой переписки, необходимо заниматься бронированием билетов и отелей, встречать гостей и партнеров, выполнять распоряжения руководителя.
• Должность с немного необычной спецификой работы для данной профессии – судебный секретарь . Место работы такого специалиста – суд. Работник проверяет явку вызванных людей на судебное заседание, ведет протоколы заседания суда, печатает судебные акты, выполняет все указания судьи.

История профессии секретарь

Если приоткрыть занавес истории и отправится на поиски ответа на вопрос: откуда взяла начало профессия « секретарь», то, скорее всего, путь приведет нас к писарям и летописцам. Эти люди занимались перепиской, вели запись распоряжений и указов царя, фиксировали события в хронологическом порядке.

Государственным и политическим деятелям также трудно было обходиться без помощника. В России секретарскую должность ввел Петр I в 1720 году, предъявив к профессии высокие требования. Работу секретаря доверяли людям со знанием законов, наличием образования и владеющим всеми тонкостями профессии.

С 1840 года руководители многих предприятий стали назначать к себе в помощники личного секретаря. Однако людей без специальных навыков на эту должность не брали. Так, стали открываться секретарские курсы. Что интересно, вначале они появились в Харькове, а в США только спустя одиннадцать лет.

Научно – технический прогресс стремительно развивался: копирки и пишущие машинки остались в прошлом, наделив сегодняшнее рабочее место секретаря современными компьютерами, факсом и прочей оргтехникой.

Профессиональный праздник «секретаря» принято отмечать в последнюю среду полной недели апреля.

Плюсы и минусы

Профессия, несомненно, имеет перевес в преимуществах:

• возможность в некоторых случаях совмещения учебы и работы;
• отсутствие физической нагрузки;
• комфортные условия работы в теплом помещении;
• полезные навыки общения и приобретение выгодных связей;
• всегда можно воспользоваться ксероксом в личных целях.

Недостатки:

• необходимость постоянно находится на виду у начальника;
• требуется каждый день выглядеть безупречно, поскольку о солидности компании зачастую судят по внешнему виду сотрудников;
• однотипность и рутинность работы (в мелких учреждениях);
• в некоторых компаниях трудно самореализоваться;
• ненормированный график работы.

Требования к профессии секретарь

Кандидат на данную профессию, прежде всего, должен:

• располагать средним или высшим образованием;
• владеть персональным компьютером и уметь работать с пакетом программ Microsoft Office;
• знать основы делопроизводства;
• иметь базовые знания в сфере деятельности секретаря;
• знать стандартные офисные процедуры;
• при необходимости владеть английским языком.

Обязанности секретаря

Руководители небольших фирм хотят, чтобы секретарь:

• просматривал корреспонденцию;
• сортировал и регистрировал входящую и исходящую почту;
• отвечал на телефонные звонки;
• обеспечивал жизнедеятельность офиса (заказ воды);
• общался с клиентами;
• контролировал выполнение различных задач.

В более солидных компаниях круг обязанностей секретаря может быть намного шире. Делопроизводителя просят:

• организовать прием или совещание;
• распланировать рабочее время руководителя;
• приобрести канцтовары и прочие вещи;
• заказать для начальника или служащих гостиницу или авиабилеты;
• вести протокол собрания;
• подготавливать переговоры с бизнес – партнерами.

Секретарь обязан заниматься делопроизводством.

Ответственность секретаря

В некоторых компаниях на должности секретаря ни за что отвечать не приходится, в других он обременен материальной и дисциплинарной ответственностью, кроме загруженности своими должностными обязанностями.

В случае утери секретарём каких-либо важных документов, к административной ответственности будет привлечен не специалист, а юридическое лицо, т.е. компания.

Секретарь может являться материально-ответственным лицом и следить за наличием основных материальных ценностей, которые находятся в офисе в его подотчете: мебель, оргтехника и других.

Полномочия секретаря

Руководитель обязан предоставить всю необходимую информацию для того, чтобы секретарь мог справиться с поставленной задачей. Это касается и конфиденциальных данных.

Секретарь может обсудить с руководителем вопросы по поводу своего видения, как можно улучшить свою работу и работу организации.

Он имеет право:

• запрашивать у сотрудников компании необходимую документацию для соблюдения пунктов своей должностной инструкции;
• требовать от руководителя принять меры для обеспечения сохранности документации и материальных ценностей;
• решать производственные вопросы в пределах своей компетенции.

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить, что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Карьера

Должность секретаря окутана мифами о трудностях, связанных с продвижением по карьерной лестнице. Отчасти, это так и есть. Но это лишь отчасти – все зависит от каждого человека лично.

Кто-то уже через 1-2 года проявляет себя с наилучшей стороны и уверено двигается вперед навстречу многочисленным перспективам, а кому-то и должности секретаря оказывается много.

Умные и инициативные сотрудники могут подыскать себе место посолидней внутри той же компании, став например помощником менеджера, а после менеджером или даже директором.

Где работать секретарю

В секретарях нуждаются:

• различные организации и фирмы;
• суды, адвокаты и нотариусы.

Секретарь необходим как в крупной компании, так и на предприятии, занимающемся малым бизнесом.

Сколько зарабатывает секретарь

Нельзя назвать какую то фиксированную сумму, если говорить о среднемесячном окладе людей, занимающих должность секретаря.

Госучреждения не балуют своих делопроизводителей высокими заработками и платят им примерно 300 долларов. Но, если пойти работать в крупную иностранную компанию, то можно повысить доход до 1000 долларов.

Образование

При приеме на вакансию помощником руководителя рассматривают людей с высшим образованием или наличием свидетельства об окончании специализированного учебного центра для секретарей. Иногда обучение можно пройти в компании, которая согласна принять Вас на работу.

Работать секретарем можно и без высшего образования, но солидные компании хотят видеть в своей команде дипломированных специалистов со знанием делопроизводства, этики делового общения, психологии, стенографии и скорочтения, умением работать в 1С и мастерски управляться с оргтехникой.

Александр Юрьевич

Директор кадрового агентства

Интервью бизнес-тренера Анны Николаевой на радиостанции «Говорит Москва» 62,0 FM. В гостях у ведущего рубрики Игоря Игорева.

И.И. – Быть хорошим секретарем не просто. Во-первых, секретарь – это лицо компании, на нем лежит много реальной ответственности. Во-вторых, эта профессия не зря считается одной из самых стрессовых: много дел, много проблем, надо все сделать и при этом все сделать отлично и не запутаться. Как все это успеть сделать? Как можно противостоять стрессу и стать успешным и достойным представителем своей компании? Что это за птица – секретарь? Когда речь идет о секретаре, у большинства работодателей возникает вопрос, какой им нужен секретарь. Скорее всего, большинство ответит, что им важнее ноги, а не голова, потому что им нужны презентабельные люди. А голова как-нибудь приложится. Кто такой секретарь сегодня?

А.Н. – Слово «секретарь» появилось еще в средневековье. В переводе с латыни это означает «доверенное лицо». Человек, занимающий эту должность, должен быть хорошо образован, знать свое дело, коммуникабельным, потому что задача секретаря состоит в том, чтобы легко находить контакт с людьми. Конечно, не стоит выбирать между головой и ногами, потому что секретарь является витриной компании. По его работе клиент делает предположительные выводы о работе компании, о том, как с ним будут работать в дальнейшем.

И.И. – Для секретаря труднее всего противостоять стрессам, знать документооборот, выполнять распоряжения начальника? Ведь не секрет, что многие секретари выполняют несвойственные данной профессии функции. Они работают кадровиками, иногда выполняют бухгалтерскую работу, разносят кофе, убирают в офисе.

А.Н. – Конечно, такое бывает. Основные обязанности секретаря – это документооборот. Это обработка поступающих и отправляемых документов, подготовка писем, факсов, справок. Кроме того, секретарю необходимо управлять протоколом посетителей, согласовывать с руководителем приоритетность графика приема посетителей. В его обязанности входит организация собраний, совещаний, конференций, телефонные переговоры. В любом случае секретарь должен ознакомиться со своими должностными обязанностями и опираться на них в процессе работы.

И.И. – Что это за обязанности? Их надо прописать?

А.Н. – Конечно. Если обязанности не прописаны, самому секретарю рекомендуется прописать их и опираться на этот список в процессе своей работы.

И.И. – Выполнять желания руководителя – вот и все обязанности.

А.Н. – Совершенно верно. Руководитель для секретаря – это главный клиент. Ему необходимо помогать, разгружать его, ненавязчиво заботиться о руководителе.

И.И. – А как быть с остальными сотрудниками, которые обращаются к секретарю? Секретарь коммуницирует не только с руководителем. К секретарю приходят клиенты, посетители. Надо свободно владеть иностранными языками. Даже если секретарь – это ноги, то ноги должны быть с пятью языками.

А.Н. – Действительно, знание иностранных языков – это преимущество для секретаря. Клиентов и посетителей надо правильно принимать, улыбнуться им, предложить присесть, подать кофе, чай. Это банальные вещи, но, к сожалению, не во всех компаниях секретари используют эти знания. Иногда в компании создается впечатление, что ты оторвал секретаря от важной работы, от чтения журнала.

И.И. – Иногда секретарь что-то выстукивает на компьютере. Есть образ секретарши, которая что-то печатает на машинке и отвечает за бесконечные телефонные звонки. То и дело она заходит в кабинет к руководителю. Все это прекрасно помнят, а кто не помнит, может посмотреть на это в советских фильмах. Но сейчас секретари другие.

А.Н. – Совершенно верно. Сейчас многие руководители обучают секретарей телефонному этикету. Секретарю необходимо знать правила приема поступившего звонка, переключения на сотрудника или руководителя компании. Кроме того, есть правила удержания гудка и прощания.

И.И. – Удержание гудка – это процесс, когда в телефоне включается музыка, который в трубку голос говорит, что этот звонок очень важен для компании? В это время играет музыка, например, Бетховена.

И.И. – А как надо спросить? Может быть, надо сказать: «Представьтесь, пожалуйста»?

А.Н. – Да, можно сделать и так. Надо просить оставаться на линии, а не подождать или повисеть, пока человека не свяжут с нужным ему абонентом. На каждое действие есть алгоритм работы, который необходимо соблюдать. Кроме того, есть телефонное табу. Это слова алло, слушаю вас, минуточку, секундочку, факсик, телефончик. Эти слова нельзя употреблять.

И.И. – Конечно, лучше оставить уменьшительные формы. Но это относится не к работе секретаря, а к работе девушки на телефоне. Сейчас спектр профессий довольно широк.

А.Н. – Совершенно верно.

И.И. – Это может делать девушка, работающая в call-центре, мелкие служащие. Сам секретарь является довольно значимым лицом в своей компании.

А.Н. – Есть основные обязанности секретаря. Это прием телефонных звонков, посетителей, помощь руководителю в планировании рабочего дня, организация собраний и совещаний. Кроме того, секретарю необходимо умело урегулировать конфликтные ситуации, которые складываются с клиентами, помогать руководителю, быть его стеной и защитником.

И.И. – Секретарь – это сестра-хозяйка?

А.Н. – Да.

И.И. – Но такие девочки называются иначе. Это могут быть офис-менеджеры, сотрудники саll-центра, секретари-ассистенты и так далее. Они числятся в реестре профессий?

А.Н. – Думаю, что числятся.

И.И. – Секретарь – это лицо компании. В компании должна быть прописана вся процедура того, как человек должен себя вести. В первую очередь это зависит от корпоративной культуры компании?

А.Н. – Конечно. Секретарь является визуальной витриной компании. Необходимо уметь правильно приветствовать, пригласить клиента к руководителю, узнать, на какое время назначена встреча. Весь регламент секретарю надо прописать.

И.И. – Секретарь должен не только все это прописывать, но и работать с документами, организовывать работу. Он организатор и вдохновитель всех наших побед.

А.Н. – Да.

И.И. – Всегда ли молодые девушки, которые являются витриной, понимают, чем они занимаются? На мой взгляд, секретарь – это женщина средних лет, с опытом, с образованием. Она может выполнять задания, урегулировать конфликты, заниматься документооборотом, принимать клиентов и гостей, вести переговоры, если это потребуется.

А.Н. – Это может сделать и выпускница института или колледжа, если перед этим она пройдет соответствующее обучение в школе или на курсах секретарей. Этому можно обучить, как и работе с конфликтными клиентами. Можно научиться организации времени, телефонному этикету.

И.И. – Разве этому не учат в высших учебных заведениях? На мой взгляд, с документами у них не должно быть проблем, потому что в вузах были соответствующие специальности, там этому учат людей.

А.Н. – Насколько я знаю, в высших учебных заведениях нет факультета, где готовят секретарей.

И.И. – Это называлось делопроизводство.

А.Н. – Делопроизводство изучают во время получения среднеспециального образования. Существуют школы подготовки секретарей, а также тренинги и семинары.

И.И. – Теперь жизнь выглядит так?

А.Н. – Да.

Елисеева Галина

Бизнес-тренер, директор Центра «ТренерПРОФИ», автор и ведущая тренинга "Технология разработки и проведения тренингов по командообразованию"

Раздел I. Деловые и личные качества секретаря референта. 5

Введение 5

Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь 7

Глава 2. Должностные обязанности 9

Глава 3. Имидж секретаря-референта. 11

Глава 4. Профессиональные и личные качества помощника руководителя 12

Заключение 15

Раздел II. Сохранение и поиск файла в Word"е. 17

Введение 17

Глава 1. Сохранение файла 18

§1.1. Создание новой папки. 19

§1.2. Изменение имени и места хранения документа. 20

§1.3. Другие возможности сохранения 20

§1.4. Резервные копии документа 20

1.5. Быстрое сохранение 21

§1.6. Сохранение документа в другом формате. 22

Глава 2. Поиск файла. 25

§ 2.1. Как найти документ 25

§2.2. Использование кнопки Отбор для поиска файлов. 27

§2.3. Другие опции поиска. 30

Заключение 32

Список используемой литературы 33

Раздел I. Деловые и личные качества секретаря референта.

Современная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом - весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т.д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Речь идет о секретаре предприятия, учреждения, организации любой формы хозяйствования. Указанная профессия очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но не мало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но в то же время повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

Секретарь - лицо учреждения. По его работе и поведению судят о фирме. Секретарь должен придерживаться "делового фирменного стиля". Точность, компетентность, корректность, оперативность, лаконизм, вежливость и доброжелательность - вот основные его принципы и их надо соблюдать в работе.

Глава 1. Что должен знать и уметь секретарь.

Секретарь-референт должен знать:

Правовые основы управления:

Административное, трудовое и хозяйственное право; законодательно-нормативные акты, определяющие порядок работы организации того типа, где он работает;

Основы управления:

Систему органов власти и управления в стране и в своем регионе принципы организации государственных, общественных, кооперативных и частных организаций; отрасль в которой он работает, ее взаимосвязи функций, задачи, структуру организации, в которой он работает, ее связи по вертикали и горизонтали; основы менеджмента; основы научной организации управленческого труда: нормативно-методические документы по информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности; вычислительную и организационную технику; основы общей социальной психологии; основы эстетики и этики; делопроизводство: методы создания и оформления документов, организацию работы с документами; бездокументное обслуживание; архивное дело.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

Обеспечивать эффективную работу руководителя оказать помощь в планировании рабочего дня; организовать рабочее место руководителя; вести сроковый контроль за поручениями руководства; организовывать информационное обслуживание руководителя (фирмы); документное; бездокументное - уметь работать с периодикой (подготавливать обзоры печати), организовывать прием посетителей; устанавливать контакты; организовывать и обеспечить работу совещания; составлять и оформлять документы с помощью ПЭВМ; использовать ПЭВМ, уметь пользоваться базами данных, в т.ч. удаленными (с использованием ПЭВМ); оперативно размножать документы; обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи (в т.ч. -факс, электронная почта); вести работу с документами: прием, отправка, первичная обработка документов, распределение, регистрация, контроль, информационно-справочная работа по документам, текущее хранение, уничтожение; вести архив.

То, что должен знать и уметь секретарь излагается в квалифицированной характеристике.

Квалификационная характеристика - это нормативный документ, устанавливающий, что должен делать тот или иной работник на своей работе, что он должен знать и уметь для этого и каков должен быть уровень его подготовки.

Глава 2. Должностные обязанности.

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы, руководителя предприятия (или подразделения). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем - (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает канцелярскими принадлежностями рабочее место руководителя, средствами организационной техники, создает условия, способствующие его эффективной работе. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии (принятым на предприятии порядком) и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо для подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и установленные сроки сдает в архив, оформление (в том числе печатание) и рассылка распорядительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п., подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов; анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним; подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, конференциям, семинарам, совещаниям, съездам; контроль за исполнением решений дирекции; организация презентаций и специальных приемов гостей; контроль за праздничными и юбилейными датами; сбор деловой информации и ее реферирование по заданию руководителя; сбор материалов для докладов и речей руководителя; ведение табеля учета рабочего времени;

Понятие этикета - установленного порядка соблюдения определенных норм поведения. Принципы делового этикета - важнейшей стороны профессионального поведения. Особенности вербального этикета, культуры речи и правил ведения переговоров. Телефонный этикет.

Тюменский Государственный университет РЕФЕРАТ на тему: Стиль и оформление служебных документов Выполнила Тюмень-1998 Содержание. Содержание. 2 Использование штампов 3

Нравственные основы службы в органах внутренних дел, защита человека, его жизни и здоровья, чести и личного достоинства, неотъемлемых прав и свобод. Служебная деятельность сотрудника милиции, нравственные цели, направленные на защиту интересов граждан.

Основные правила ведения переговоров по телефону, приемы рационализации телефонного общения. Рекомендации по успешному деловому общению и ведению беседы. Пятнадцать положений и правил ведения телефонных переговоров, специфика делового администрирования.

Этика и особенности поведения руководителя при приеме сотрудников на работу и при их увольнении. Собеседование как один из наиболее распространенных методов отбора персонала, его разновидности. Главные вопросы, которые решаются на кадровом собеседовании.

Ознакомление с понятием об имидже и дизайне офиса, об этике современного делового человека. Современный бизнес. Модели поведения на работе и в повседневной жизни. Главная забота бизнесмена в оформлении офиса. Специальное помещение для приема посетителей.

Деятельность системы Кодексов этики профессиональных бухгалтеров и аудиторов. Нормы поведения бухгалтерских работников. Бухгалтерская профессия и профессиональная этика. Соблюдение этических норм профессионального поведения. Объективность аудитора.

Правила построения деловой беседы. Письменные виды делового общения. Классификация, планирование проведения совещаний. Абстрактные типы собеседников. Этапы и фазы делового общения. Техника телефонных переговоров. Этические нормы телефонного разговора.

Этикет речевого общения. Главный этический принцип речевого общения. Этика деловой и административной речи. Средства выразительности деловой речи. Главные функции административного подстиля: информационно-содержательная и организационно-регулирующая.

Классификация технических средств. Технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве. Средства для составления документов. Портативные, компактные и канцелярские пишущие машины, диктофонная техника, электронные пишущие машины.

Изучение правил поведения делового человека: на улице, у входа в служебное помещение, у лифта и в лифте, в приемной и в кабинете начальника. Рабочие взаимоотношения типа "руководитель-секретарь". Правила проведения совещания, этика телефонных разговоров.

Особенности протокольных приемов в деловых отношениях. Отличительные черты дневных, вечерних приемов, коктейлей и фуршетов. Визитные карточки и правила их использования. Этикет официальной переписки. Ведение переговоров с использованием средств связи.

Навыки телефонного общения как один из важнейших аспектов создания положительного имиджа компании. Деловой телефонный этикет на работе. Установка компьютеризованных систем – "электронных секретарей". Правила общения по телефону и телефонное хулиганство.

Черты портрета руководителя. Что нужно уметь, чтобы стать лидером в управлении. Планирование персонала: фактор увольнения. Типология управленческих решений. Управленческое решение - это выбор альтернативы.